Så håller ni kontoret rent mellan städningarna

Varför mellanrummen spelar roll

Kontorsstädning sker med jämna mellanrum, men lokalen används varje dag. Det är därför vad som händer mellan städningarna som ofta avgör hur fräsch arbetsplatsen upplevs, inte bara själva städtillfället.

En lokal kan städas noga men ändå kännas ostädad om disk hopar sig i pentryt, papper flödar över på skrivborden eller grus dras in i entrén dagen efter städningen.

Att komplettera den ordinarie städningen med enkla vardagsrutiner höjer helhetsintrycket utan att kosta extra. Små insatser från medarbetarna gör att städningen räcker längre.

Det handlar inte om att medarbetarna ska städa, utan om att undvika att onödigt skräpa ner mellan gångerna. Skillnaden mellan ett kontor med och utan sådana vanor är ofta stor.

Genom att se städningen och vardagsrutinerna som ett system som kompletterar varandra hålls kontoret jämnt fräscht i stället för att svänga mellan rent och rörigt.

Det handlar också om att låta städteamets tid gå till rätt saker. Om varje städtillfälle måste börja med att plocka undan vardagsstök blir mindre tid över till det grundliga, medan enkla vanor frigör den tiden.

Ett kontor som känns rent hela veckan, inte bara dagen efter städningen, ger dessutom ett mer förtroendeingivande intryck mot besökare och kunder, vilket är en del av hur verksamheten uppfattas.

Pentry och disk

Pentryt är ofta det utrymme som snabbast drar ner intrycket. Disk som lämnas i vasken, matrester på bänken och en överfull papperskorg märks direkt och sprider sig lätt.

En enkel regel om att var och en diskar eller ställer in i diskmaskinen efter sig gör stor skillnad. En full diskmaskin som töms morgon och kväll håller vasken fri under dagen.

Att torka av bänken och matbordet efter lunch tar sekunder men hindrar att fett och smulor byggs upp mellan städningarna. Ett par trasor eller papper lättillgängligt underlättar.

Kylen mår bra av en enkel rutin där gammal mat rensas regelbundet, till exempel inför varje veckoslut, så att den inte blir en källa till lukt mellan de grundligare städningarna.

Med några tydliga pentryrutiner slipper både medarbetarna och städningen ta igen sådant som lätt hade kunnat undvikas.

Ett kaffekök med maskin mår bra av att bryggaren torkas av och sumpen töms löpande, så att fläckar och lukt inte hinner sätta sig. Små insatser efter varje kaffepaus håller ytan fräsch hela dagen.

Entré och golv

Entrén är kontorets ansikte och samtidigt den yta som smutsas snabbast, särskilt under vinterhalvåret när grus, salt och väta dras in med skorna.

Bra entrémattor, både utanför och innanför dörren, fångar en stor del av smutsen innan den sprids vidare in i lokalen. Mattor som är tillräckligt stora gör mest nytta.

Att skaka eller dammsuga entrémattan mellan städningarna, särskilt under vintern, hindrar att den mättas och börjar sprida grus i stället för att fånga det.

En avskrapningsmatta eller möjlighet att torka av skor vid entrén minskar mängden smuts som når golven längre in, vilket avlastar golvstädningen.

Genom att hålla entrén ren skyddar man resten av lokalen, eftersom det mesta av den insläpade smutsen annars sprids från just den ytan.

Även papperskorgar vid entrén och i mötesrum fylls snabbt och bör tömmas löpande, så att de inte svämmar över mellan städningarna. En full korg drar ner intrycket lika mycket som en smutsig yta.

Skrivbord och gemensamma ytor

Skrivbord och arbetsytor blir lätt en samlingsplats för papper, koppar och prylar. En enkel vana att plocka undan innan man går för dagen gör att ytorna går att torka av vid nästa städning.

Papperskorgar som töms regelbundet, och källsortering som fungerar, hindrar att skräp hopar sig mellan städningarna. Tydligt märkta kärl gör det lätt att göra rätt.

Konferensrum bör lämnas i ordning efter varje möte, med stolar på plats, whiteboard avtorkad och koppar undanplockade. Ett rum som lämnas stökigt möter nästa möte i samma skick.

Gemensamma ytor som soffgrupper och receptioner vinner på att hållas undanplockade, eftersom de ofta är det första besökare ser och därför påverkar intrycket mest.

Att göra det enkelt att göra rätt, med tillgängliga kärl, trasor och tydliga rutiner, gör att vanorna faktiskt följs i vardagen.

Sladdar och kabelhärvor under skrivborden samlar snabbt damm och gör golvstädningen svårare. Att hålla dem samlade och upphängda gör både ytan under borden lättare att städa och kontoret mer ordnat.

Även fönster och glaspartier i entrén vinner på en snabb avtorkning av fingeravtryck mellan städningarna, eftersom glasytor är det första som visar smuts i ett välbesökt kontor.

Enkla rutiner som avlastar städningen

Några få, tydliga rutiner räcker långt: diska efter sig, torka av bänken, plocka undan skrivbordet och lämna konferensrum i ordning. De tar sekunder var men gör stor sammanlagd skillnad.

Att utse ansvar för vissa vardagssysslor, som att tömma diskmaskinen eller rensa kylen, gör att de faktiskt blir gjorda i stället för att falla mellan stolarna.

Att kommunicera rutinerna enkelt, till exempel med en kort lista i pentryt, gör att alla vet vad som gäller utan att det känns som pekpinnar.

Vanorna ska komplettera, inte ersätta, den ordinarie städningen. Det tunga och grundliga sköts av städteamet, medan vardagsrutinerna håller ytan mellan gångerna.

När båda delarna fungerar hålls kontoret jämnt fräscht, och den löpande städningen kan fokusera på det som verkligen kräver den i stället för att ta igen vardagligt skräp.

Att koppla rutinerna till naturliga tidpunkter, som slutet av arbetsdagen eller före ett möte, gör att de blir en vana snarare än något extra. När de sitter i ryggmärgen sköts de utan att någon behöver påminna.

Städning och rutiner som ett system

Det jämnaste resultatet uppstår när den ordinarie städningen och de dagliga rutinerna ses som delar av samma system. Städteamet tar det grundliga, medarbetarna håller ytan, och tillsammans hålls lokalen fräsch.

Att stämma av med städteamet vad som fungerar och inte gör att upplägget kan justeras. Om en viss yta ständigt drar ner intrycket kan intervallet där tätas, eller en rutin läggas till.

Eftersom städkostnaden är en avdragsgill driftkostnad för företaget är det värt att lägga den där den gör mest nytta, och låta enkla vardagsvanor sköta resten.

Ett kontor som både städas regelbundet och hålls efter i vardagen ger ett vårdat intryck mot både medarbetare och besökare, vilket påverkar trivsel och hur verksamheten uppfattas.

Vill ni se över själva städupplägget kan ni läsa mer om kontorsstädning, och en egen guide går igenom hur ofta ett kontor bör städas beroende på storlek och användning.

Genom att se över både städupplägg och vardagsrutiner med jämna mellanrum håller ni systemet i takt med hur lokalen faktiskt används, och slipper att någondera delen halkar efter.